How to get things done?

Wie produktiv bist du eigentlich?

Kristina Koch, SWEETSPOT Online Redaktion

Bist du ein Macher? Oder eher Jemand, der sich sehr schnell ablenken lässt und sogar für kleine Aufgaben Tage braucht? Wie schnell erledigst du deine Aufgaben? Fällt es dir schwer den Überblick zu behalten? Bist du oft überfordert und weißt nicht so ganz, wie du deine Aufgaben besser sortieren könntest?

Und ist dir aufgefallen, wie schnell du anfängst hinter den Schränken zu putzen, den Staubsauger auseinander zu nehmen, irgendwelche Boxen aussortierst, wenn du eigentlich an deiner To Do Liste arbeiten solltest?

Kurz gefragt: bist du produktiv oder nicht?

Was heisst es, produktiv zu sein?

E-Mails beantworten. Müll rausbringen. Instagram Influencer anschreiben für Kollaborationen. Zum Friseur. Kinder zur Schule bringen. Mittagessen vorbereiten. Sticker Bestellungen fertig machen. Druckerpatronen bestellen. Meditieren. Einkaufen. Haus aufräumen.

Das ist Julia’s To do Liste. Julia, 42 Jahre jung, Mutter von zwei Kindern, Ehefrau und Entrepreneurin und stolze Besitzerin von einem Sticker Business.

Wenn auch du, wie Julia ein/-e Entrepreur/-in bist, dann könnte auch das deine To Do Liste sein. Und dann weißt du, wie viele Aufgaben da täglich auf einen zukommen und wie schnell, du den Überblick verlieren kannst. Am Ende des Tages bist du frustriert, müde und konntest wahrscheinlich nicht mal die Hälfte der Aufgaben von deiner To Do- Liste streichen. Nicht wirklich eine gute Voraussetzung für den nächsten Tag, und den darauf und den darauf und so weiter. Ich mein’, warum sollte es morgen irgendwie anders werden?

Fakt ist, dass das Gefühl von Produktivität ein wunderbares Gefühl ist. Wer kennt es nicht? Du liegst abends zufrieden im Bett, schaust auf den Tag zurück und bist deinen Zielen ein gutes Stück näher gekommen. Fortschritt halt.

Produktivität ist aber nicht immer produktiv für deine Ziele. Wichtig ist, in den richtigen Aufgaben, zur richtigen Zeit produktiv zu sein. Z.b. hätte Julia im oberen Beispiel den ganzen Tag das Haus auf Vordermann können. Das mag vielleicht eine ihrer Aufgaben gewesen sein, hat aber die Konsequenz, dass Aufgaben ihrer beruflichen Ziele an diesem Tage vollständig auf der Strecke geblieben sind. Produktivität RICHTIGER Aufgaben, verschafft Wachstum und das Erreichen von Zielen.

Eine Gute Veranschaulichung zur Aufgabeneinteilung bietet, wie ich finde, das Eisenhower Prinzip. Voraussetzung hierfür ist, zu wissen, WAS zum Einen deine Aufgaben sind, und zum Anderen die Einschätzung ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Es teilt Aufgaben, nach Abbildung 1, in 4 der folgenden Bereiche (A-D) ein.

Wie dringlich oder wichtig jedoch etwas ist, ist manchmal nicht immer ganz klar und stellt daher eine kleine Herausforderung dar. Richtig angewendet jedoch, kann das Eisenhower-Prinzip eine enorme Hilfestellung bei der Einteilung und Prioritisierung täglicher Aufgaben, Zeitersparnis und somit Erreichen deiner Ziele sein:

(A) wichtig und dringend

Diese Aufgaben sind von höchster Wichtig- und Dringlichkeit. Sie sollten daher selbst direkt erledigt werden und stehen an oberster Stelle auf der Todo-Liste. Manchmal hat man keinen Einfluss auf die Dringlichkeit von diversen Aufgaben, wie z.B. kurzzeitige und unvorhergesehene Anfragen von Kunden. Sie sind sehr gut fürs Business, strapazieren jedoch möglicherweise den eigen Zeitplan. Oft ist es aber so, dass man wichtige Aufgaben vor sich hergeschoben hat und diese nun sehr dringlich werden. Das sollte möglichst vermieden werden.

(B) wichtig aber nicht dringend

Diese Aufgaben sind wichtig, jedoch nicht dringlich. Baue diese Aufgaben je nach Wichtigkeit möglichst täglich in denen Zeitplan ein, sodass du sie stressfrei und ohne Qualitätsverlust abarbeiten kannst. Hierzu überlegst du dir am Besten, wann sie dingend werden könnten, zerlegst diese dann in kleinere Aufgaben und planst diese nach und nach in deinen Zeitplan mit ein.

(C) nicht wichtig, aber dringend

Diese Aufgaben sind das tägliche Alltagsgeschäft. Dinge, die zeitnah erledigt werden sollten, aber nicht wirklich wichtig sind. Daher ist es ratsam, diese Aufgaben zu delegieren und möglichst klein zu halten.

(D) nicht wichtig und auch nicht dringend

Wenn Aufgaben weder wichtig, noch dringend sind, verschwendet man nur seine Zeit. Man sollte diese möglichst liegen lassen und sie dringlicheren und/oder wichtigeren Aufgaben widmen.

Dies ist ein Beitrag von Kristina Koch, Online - Redaktion.

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